Virtuální kancelář

Každá obchodní společnost i podnikatel jako fyzická osoba musí mít ze zákona své sídlo/místo podnikání – adresu zapsanou ve veřejném rejstříku. Virtuální sídlo či kancelář je služba, kdy pronajímatel pronajímá zákazníkovi – právnické či fyzické osobě – adresu za účelem jejího zapsání do veřejného rejstříku jakožto zákazníkova sídla, aniž kancelář vlastní fyzicky. Nerozumí se tím fyzické využívání prostor (ve většině případů), ale společný nájem/podnájem s dalšími nájemci/podnájemci.

Hlavní podstatou služby virtuální kanceláře je souhlas s umístěním sídla u právnických osob nebo souhlasu s podnikáním u osob fyzických, bez kterého soud sídlo/místo podnikání do rejstříku nezapíše, a následné zasílání korespondence, která společnosti/podnikateli na adresu sídla přijde. V některých případech lze dohodnout např. možnost „hodinového“ pronájmu zasedací místnosti pro příjem klientů.

Důvodem pronajímání virtuální kanceláře je zejména finanční úspora, protože pronájem virtuální kanceláře vyjde výrazně levněji než fyzická kancelář, a to zejména u profesí, kde není skutečná kancelář nutná, často cestují či pracují z domova (finanční a daňový poradci, IT specialisté, stavební firmy). Dalším důvodem může být i touha po prestižní adrese, kde by pořízení fyzické kanceláře bylo pro společnost finančně nedostupné.

S pořízením sídla, a to i virtuálního, se pojí samozřejmě i určité povinnosti. Jednou ze zákonných povinností je, aby společnost v souladu s živnostenským zákonem viditelným způsobem označila názvem a identifikačním číslem objekt, v němž má sídlo. Společnost je rovněž na výzvu živnostenského zákona povinna prokázat právní důvod užívání prostor, v nichž má sídlo umístěné. Tím bude zejména souhlas vlastníka nemovitosti s užíváním sídla na předmětné adrese, který by měla mít vždy k dispozici. Přebírání a popřípadě následné přeposílání korespondence, která na adresu sídla společnosti/podnikateli přijde, je další ze služeb, které se s pronájmem virtuální kanceláře pojí.